POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de protección de datos personales y sus Decretos Reglamentarios, la empresa establece la Política General y aplicable para el Tratamiento y Protección de Datos Personales
1. Identificación del responsable
Poltec S.A.S, identificada con el Nit 900.298.997-1, se dedica a la comercialización de almidón modificado de yuca para ofrecer soluciones en textura que aporten funcionalidad y valor a nuestros clientes, de acuerdo con las necesidades de los mercados más exigentes.
➢ Razón social: Alimentos y Productos en polvo Poltec S.A.S
➢ Nit: 900.298.997-1
➢ Dirección: carrera 55 # 79 B sur 60 la Estrella (Ant)
➢ Correo electrónico: info@poltecsas.com
➢ Página web: www.poltecsas.com
➢ Teléfono: (57) 444 20 69
2. Objetivo
La política de tratamiento y uso de datos personales de Poltec S.A.S, busca brindar garantía y seguridad a cualquier dato facilitado por terceros, cumpliendo con las normativas que impone la ley y acogiéndonos a sus disposiciones generales, siendo responsables con el ejercicio de los derechos de protección de los titulares.
3. Alcance
Las políticas de tratamiento de datos aplican para todo el personal interno y externo, así como para clientes y proveedores que hagan uso de los servicios de Poltec S.A.S
4. Definiciones
➢ Habeas Data: derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
➢ Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
➢ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
➢ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
5. Principios:
➢ Legalidad: según la Ley de Habeas Data es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
➢ Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
➢ Libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
➢ Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
➢ Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
➢ Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
➢ Seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
➢ Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.
Derechos de los titulares
➢ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
➢ Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
➢ Ser informado por el responsable del tratamiento, respecto al uso de los datos personales.
➢ Presentar ante la superintendencia de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
➢ Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Autorización del titular de datos personales
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal Poltec S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
➢ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
➢ Datos de naturaleza pública.
➢ Casos de urgencia médica o sanitaria.
➢ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
➢ Datos relacionados con el registro civil de las personas.
6. Deberes como responsable del tratamiento de datos personales
Poltec S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con lo siguiente:
➢ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
➢ Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
➢ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
➢ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
➢ Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
➢ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
➢ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
➢ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
➢ Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
➢ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
7. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales.
Empleados y colaboradores:
Poltec S.A.S. recolecta los datos personales de sus empleados los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. La finalidad de estos datos personales es:
➢ Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
➢ Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
➢ Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
➢ Contactar a los familiares en caso de emergencia.
➢ Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
➢ Dar gestión y control a la nómina.
➢ Controlar el horario de los trabajadores, las horas extras y recargos que laboren.
➢ Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la empresa de acuerdo con las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.
➢ Tomar imágenes y fotografías necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
➢ Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
➢ Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
➢ Dar gestión y control a la nómina.
➢ Entrega de información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
➢ Verificar, comparar, y evaluar las competencias laborales y personales de los colaboradores. ➢ Envío de información a cajas de compensación, Afp, Arl y aseguradoras.
➢ Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos.
➢ Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
Poltec S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, y será tratada únicamente por el área de gestión humana.
Adicionalmente, la empresa trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos personales sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Terminada la relación laboral, Poltec S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la superintendencia de industria y comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento de datos personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
Clientes:
Poltec S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los clientes serán:
➢ Envío de invitaciones y entregas memorables.
➢ Verificar casos en los que se de incumplimiento de algunas de las partes.
➢ Vinculación general de cada cliente.
➢ Realizar actividades de fidelización de expositores o clientes y operación de marketing.
➢ Información sobre los productos ofrecidos por la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Proveedores y contratistas:
Poltec S.A.S. recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los proveedores y contratistas serán:
➢ Creación del registro contable como proveedor de la empresa.
➢ Procesos de pagos y su respectiva contabilización.
➢ Reportes fiscales y judiciales.
Poltec S.A.S sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
Visitantes en el control ingreso
Poltec S.A.S recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones serán:
➢ Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuenten con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas que no estén autorizadas.
➢ Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
➢ Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
➢ Cumplir con los requerimientos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un periodo superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
Registro de Videovigilancia:
Poltec S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus cámaras de vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las cámaras de vigilancia de serán:
➢ Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
➢ Controlar el ingreso, permanencia y salida, de empleados, contratistas y visitantes a las instalaciones de la compañía.
Poltec S.A.S. recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web serán:
➢ Permitir comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contacto.
➢ Publicar eventos, noticias o blogs de interés.
➢ Realizar campañas de marketing y publicidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
Poltec S.A.S. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección serán:
➢ Envío de comunicaciones programadas por la empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
➢ Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
➢ Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la empresa como responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Niños, niñas y adolescentes
Poltec S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.
En todo caso, se recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares
El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita enviada al correo electrónico info@poltecsas.com como a través de comunicación escrita radicada en la Crr 55 # 79 B sur 60 La Estrella (Ant) Colombia.
Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Poltec S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de Poltec S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a Poltec S.A.S. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que Poltec S.A.S. reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Contenido mínimo de la solicitud
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
➢ Estar dirigida a Poltec S.A.S.
➢ Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
➢ El objeto de la petición.
➢ Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
➢ Anexar los documentos que se quieren hacer valer.
Requisito de procedibilidad
El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante la empresa.
Petición de actualización y/o rectificación
Poltec S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el titular tiene derecho a solicitar en todo momento la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
➢ Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
➢ Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
➢ Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Poltec S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto Poltec S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
➢ El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
➢ La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
➢ Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
8. Modificación de las políticas
Poltec S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
9. Vigencia
La presente Política rige a partir del día 01 de agosto de 2021